Tip dan Trik mengelola Email

1. Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas. Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah “subyek email” dengan jelas.
2. Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum mengirim email penting. Apalagi bersifat konfidential.
3. Jangan hanya memakai 1 alamat email saja untuk segala urusan. Buat alamat email untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing-list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena kebanjiran email disatu account.
4. Cek seluruh account email melalui web browser mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti ePrompter, Opera dll. Software ini bisa otomatis mengumumkan dan mendownload email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
5. Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
6. Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan. Kalau terlalu besar, di zip saja. Supaya penerima tidak terbebankan bandwith.